現在每天都要面對的海量會議,例會啦總結會啦洽談會啦腦暴會啦規劃會啦…以及各種會議記錄,不是會務科班出身您,是不是和小編一樣,常常臨危授命,全程蒙圈。
當然有人也會吐槽:參加過那么多大大小小的會議,卻仍然對付不好總出岔子。
工作中遇到的會議類型十個指頭都數不過來,更別說能過程中能出的岔子了!
小編在此總結了一下最常碰到也最讓人**的5種狀況,和超實用的應對辦法,看官們快記下來吧:
01/ 會議中有人遲到,怎么辦?
不論會議大小,都要在會前做好通知和提醒工作。距離開始前10分鐘需要做**一輪未到者的通知,并預留好后排足夠座位給晚到者。
守時是基本的職業素養,而在一場會議中準時更顯的格外重要。但確實會議中最常見就是遲到。遲到原因那么多,作為會議負責人,得先反思自己是否通知到位。通知至少要包含“會議主題、時間、地點、簽到時間”,再根據會議的類型補充相關的會議信息。
02/ 會議中發現資料少了,怎么辦?
重要的會議資料,一定要做好備份工作。除了要提前發到會議使用的設備之外,**U盤或者移動設備多拷一份,做到有備無患。
重要的會議,會前檢查必不可少,在提前布場的時候,就應該把會議資料再清點一遍或快速播放一遍做好檢查。如是打印材料,要檢查好是否有缺頁漏頁的情況。提供給**或發言人的演講稿,除了要提前打印好給對方,作為會議負責人,**多打一份,以防對方臨時忘帶或弄丟。
03/ 如何奉茶(或分發材料)而不影響會議進行?
一般應在客人的右后方奉茶,當你走上前時要先欠身輕聲提醒客人,比如“抱歉打擾了,為您奉茶”之類的話,以防對方突然掣肘向后碰到茶水。
女士奉茶時,應右手拿杯左手托住杯底。若為男士倒茶,要注意雙手拱握杯子中部,有柄的杯子要把柄放置在右側。分發材料也是同理,提前對資料做好裝訂檢查,分發時欠身輕聲提醒,比如“抱歉打擾了,這是×××的相關資料” 。
04/ 會議未能達到預期氣氛,陷入冷場怎么辦?
未達到預期氛圍,要及時判斷原因。常見有兩種,一是聽眾沒有get到發言人的點做及時響應,二是發言人被現場原因打斷了演講。
掌控會議進程是會議負責人的主要職責,不論遇到什么尷尬氣氛,都必須想辦法讓議程往最有利的方向發展。聽眾沒有及時作出相應,負責人需主動帶領氣氛獻上掌聲或適時作出發言人想要得到的回應。而發言人被打斷了演講,必要時候需讓主持人輔助,主動化解和引導回歸會議主題。
05/ 已進行中的閉門會議,有急事需通知某參會人,應怎么辦?
重要的閉門會議需在會議前先與參會人確認會議過程中不被打擾。如無特殊交代,則任何與會議無關的參會人的緊急事情,均在會后妥善解決即可。
之所以稱為閉門會議,一般來說都是比較私密且重要的,最基本的要求就是全程不被外接打擾。如有參會人交代的務必通知的事情,則需先輕敲門,并直接到對方位置欠身輕聲告知或傳遞紙條。但**的通知方式,是以會前與對方確認好的既不驚擾其他參會人的示意形式(如:短信通知,或讓會議負責人傳遞紙條)
上述5種情況的分析和解決辦法,是否對各位開好一場商務會議有幫助呢?說了這么多,其實一句話也能概括:認真籌備勝于臨時救場!
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