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　　現在每天都要面對的海量會議，例會啦總結會啦洽談會啦腦暴會啦規劃會啦…以及各種會議記錄，不是會務科班出身您，是不是和小編一樣，常常臨危授命，全程蒙圈。

　　當然有人也會吐槽：參加過那么多大大小小的會議，卻仍然對付不好總出岔子。

　　工作中遇到的會議類型十個指頭都數不過來，更別說能過程中能出的岔子了!

　　小編在此總結了一下最常碰到也最讓人**的5種狀況，和超實用的應對辦法，看官們快記下來吧：

　　01/ 會議中有人遲到，怎么辦?

　　不論會議大小，都要在會前做好通知和提醒工作。距離開始前10分鐘需要做**一輪未到者的通知，并預留好后排足夠座位給晚到者。

　　守時是基本的職業素養，而在一場會議中準時更顯的格外重要。但確實會議中最常見就是遲到。遲到原因那么多，作為會議負責人，得先反思自己是否通知到位。通知至少要包含“會議主題、時間、地點、簽到時間”，再根據會議的類型補充相關的會議信息。

　　02/ 會議中發現資料少了，怎么辦?

　　重要的會議資料，一定要做好備份工作。除了要提前發到會議使用的設備之外，**U盤或者移動設備多拷一份，做到有備無患。

　　重要的會議，會前檢查必不可少，在提前布場的時候，就應該把會議資料再清點一遍或快速播放一遍做好檢查。如是打印材料，要檢查好是否有缺頁漏頁的情況。提供給**或發言人的演講稿，除了要提前打印好給對方，作為會議負責人，**多打一份，以防對方臨時忘帶或弄丟。

　　03/ 如何奉茶(或分發材料)而不影響會議進行?

　　一般應在客人的右后方奉茶，當你走上前時要先欠身輕聲提醒客人，比如“抱歉打擾了，為您奉茶”之類的話，以防對方突然掣肘向后碰到茶水。

　　女士奉茶時，應右手拿杯左手托住杯底。若為男士倒茶，要注意雙手拱握杯子中部，有柄的杯子要把柄放置在右側。分發材料也是同理，提前對資料做好裝訂檢查，分發時欠身輕聲提醒，比如“抱歉打擾了，這是×××的相關資料” 。

　　04/ 會議未能達到預期氣氛，陷入冷場怎么辦?

　　未達到預期氛圍，要及時判斷原因。常見有兩種，一是聽眾沒有get到發言人的點做及時響應，二是發言人被現場原因打斷了演講。

　　掌控會議進程是會議負責人的主要職責，不論遇到什么尷尬氣氛，都必須想辦法讓議程往最有利的方向發展。聽眾沒有及時作出相應，負責人需主動帶領氣氛獻上掌聲或適時作出發言人想要得到的回應。而發言人被打斷了演講，必要時候需讓主持人輔助，主動化解和引導回歸會議主題。

　　05/ 已進行中的閉門會議，有急事需通知某參會人，應怎么辦?

　　重要的閉門會議需在會議前先與參會人確認會議過程中不被打擾。如無特殊交代，則任何與會議無關的參會人的緊急事情，均在會后妥善解決即可。

　　之所以稱為閉門會議，一般來說都是比較私密且重要的，最基本的要求就是全程不被外接打擾。如有參會人交代的務必通知的事情，則需先輕敲門，并直接到對方位置欠身輕聲告知或傳遞紙條。但**的通知方式，是以會前與對方確認好的既不驚擾其他參會人的示意形式(如：短信通知，或讓會議負責人傳遞紙條)

　　上述5種情況的分析和解決辦法，是否對各位開好一場商務會議有幫助呢?說了這么多，其實一句話也能概括：認真籌備勝于臨時救場!

　　如果你想要舉辦一場高端大氣的商務會議，預算也足，但是就是無從下手，怎么辦?還沒策劃，就已經亂的不行。看來，你需要找專業的人士幫忙了。如果你愿意花錢找被人承辦會議，輕思緯會是不錯的選擇，建議你可以去咨詢一下，多對比，才可以找到合適的服務團隊哦。當然啦，我們輕思緯團隊是不怕對比，專業、真誠、豐厚的資源實力和老練的經驗，是我們不懼比較的資本哦。歡迎訪問輕思緯，在線咨詢：www.gzqingsiwei.com


資訊來源：輕思緯